Automatización del sistema de gestión de una distribuidora de aceros (Powerpoint) (página 2)

Partes: 1, 2, 3

SITUACIÓN ACTUAL
? Recepción de Solicitud de Requerimiento

SITUACIÓN ACTUAL
? Selección de Proveedor

SITUACIÓN ACTUAL

? Efectuar el Cuadro de Cotizaciones
EMPRESA 1:
TELÉFONO:
EMPRESA 2:
TELÉFONO:
EMPRESA 3:
TELÉFONO:
UBICACIÓN:
UBICACIÓN:
UBICACIÓN:
ITEM CANT
UNIDAD/
MEDIDA
Nº SOLICITUD DE
REQ
Nº ORDEN DESCRIPCIONDEL
DECOMPRA PRODUCTO /SERVICIO
Precio Unitario
(BsF)
TOTAL (BsF)
IMAGEN PRODUCTO
(SOLO MERCADO
LIBRE) /
OBSERVACIONES
Precio Unitario
(BsF)
TOTAL (BsF)
IMAGEN PRODUCTO
(SOLO MERCADO
LIBRE) /
OBSERVACIONES
Precio Unitario
(BsF)
TOTAL (BsF)
IMAGEN PRODUCTO
(SOLO MERCADO
LIBRE) /
OBSERVACIONES
1

2

3

4

5
6
7
8
9
10
–

–

–

–

–
–
–
–
–
–
–

–

–

–

–
–
–
–
–
–
–

–

–

–

–
–
–
–
–
–
CONCEPTO:
#N/A
#N/A
#N/A
EMPRESA SOLICITANTE:
DISTRIBUIDORA ACEROS MAX A36, C.A.
0,00
0,00
0,00
0,00
#N/A
DESCRIPCION
ORDEN DE COMPRA:
A2050-0000
FECHA:
ANALISTA DE COMPRAS:
SOLICITANTE(S):
TOTALES SIN I.V.A
TOTALES CON I.V.A
VIA DECOTIZACIÓN:
EMITEN FACTURA (S/N):
VIA DECOTIZACIÓN:
EMITEN FACTURA (S/N):
VIA DECOTIZACIÓN:
EMITEN FACTURA (S/N):
0,00
0,00
CONDICIONES DEPAGO:
COSTO FLETE(SI APLICA)
OBSERVACIONES DEENVIO O RETIRO
EMPRESA SELECCIONADA:

SITUACIÓN ACTUAL
? Realizar Orden de Compra

SITUACIÓN ACTUAL
? Generar la Solicitud de Pago
? Aprobación de Orden de Compra por la Coordinadora de Procura

? Aprobación de Orden de Compra por el Jefe de la Empresa

SITUACIÓN ACTUAL
? Diagrama Causa-Efecto de Procura

SITUACIÓN ACTUAL
? Matriz FODA del Departamento de Procura

SITUACIÓN ACTUAL
? Diagnóstico del Almacén
Por medio de las observaciones
directas, se observó que, no existe
de manera documentada
flujogramas que permitan ver la
descripción del proceso y las
funciones de los trabajadores que
participan en él, el material no se
encuentra almacenado de forma
clasificada, se tienen varios
espacios disponibles los cuales
pueden ser ocupados sin ningún
problema con una distribución
adecuada.
P
E
Lista de Verificación

1. Orden y Limpieza
Existencia
Si No
X
Condición
D B
X
2.Ventilación
X
X
3. Iluminación
X
X
X

X

X
X
X

X
X

X

X

X

X
4.Polvos, Humos, Gases
5.Equipos de Primeros
Auxilios
6. Extintores
7. Sistema Contra
Incendios
8. Señales, Avisos, Carteles

9. Distribución de la Carga
de Trabajo del personal
10. Equipo de Manejo de
Materiales
11. Equipo de Protección
Personal
12. Supervisión
14. Clasificación y
Codificación de
los
Materiales
15. Depósito de Almacén
16. Ubicación de
los
elementos Almacenados
X
X

X

X

X

X

X
X
X
X

X

X

X
17. Distribución Física
X
X
P = Pobre B = Bueno D = Deficiente E = Excelente

SITUACIÓN ACTUAL
? Diagrama Causa-Efecto del Departamento de Almacén

SITUACIÓN ACTUAL
? Matriz FODA del Almacén

? Diagramas de Flujos del Departamento de Procura
ANÁLISIS Y RESULTADOS

? Diagramas de Flujos del Departamento de Procura
ANÁLISIS Y RESULTADOS

NOMBRE DEL
INDICADOR

DEFINICIÓN

OBJETIVO
ESPECÍFICO

PERIODICIDAD

RESPONSABLE

UNIDAD DE MEDIDA
ITEOC
Tiempo de Elaboración de
las Órdenes de Compras.
Mide el porcentaje del
tiempo en que se ejecuta
una Orden de Compra.
Cumplir con la fecha del
compromiso para elaborar
las Órdenes de Compras.
Quincenal.
Jefe de Departamento.
%
EXPRESIÓN
MATEMÁTICA
?????????? =
??????
????
* 100
RANGO
95 < Í?????????? = 120
ANÁLISIS Y RESULTADOS

? Indicadores de Gestión
IEOC
NOMBRE DEL
INDICADOR

DEFINICIÓN

OBJETIVO
ESPECIFICO

PERIODICIDAD

RESPONSABLE

UNIDAD DE MEDIDA
Eficacia de Elaboración de
las Órdenes de Compras.

Mide el porcentaje de la
eficacia de las Órdenes de
Compras realizadas.

Estimar la capacidad del
personal para dar respuesta
a lo planificado.

Quincenal.
Jefe de Departamento.
%
EXPRESIÓN
MATEMÁTICA
???????? =
????
????
* 100
RANGO
75 < Í?????????? = 100

ANÁLISIS Y RESULTADOS

? Indicadores de Gestión
NOMBRE DEL
INDICADOR
IOCA
Eficiencia de Órdenes de
Compras Aprobadas.
DEFINICIÓN
Mide
el
porcentaje
de
OBJETIVO
ESPECIFICO
logro de las analistas.

Estimar la capacidad del
personal para dar
respuesta
a
las
PERIODICIDAD

RESPONSABLE

UNIDAD DE MEDIDA
necesidades de la empresa.
Mensual.
Jefe de Departamento.
%
EXPRESIÓN
MATEMÁTICA
???????? =
????????
??????
* 100
RANGO
75 < Í?????????? = 100
NOMBRE DEL
INDICADOR
IEPP
Eficiencia al Realizar el Pago
al Proveedor.
DEFINICIÓN
Mide
porcentaje
de
la
OBJETIVO
ESPECIFICO
realización de pagos.
Estimar la capacidad del
personal para procesar un
pago con respecto a lo que se
PERIODICIDAD

RESPONSABLE

UNIDAD DE MEDIDA
tiene que realizar.

Mensual.
Jefe de Departamento.
%
EXPRESIÓN
MATEMÁTICA
???????? =
??????
??????
* 100
RANGO
75 < Í?????????? = 100

ANÁLISIS Y RESULTADOS

IRMP
NOMBRE DEL INDICADOR
Recepción
de
Material
del
DEFINICIÓN
Proveedor.

Mide el grado de cumplimiento
de los materiales solicitados.
OBJETIVO ESPECIFICO
Estimar
el
grado
de
PERIODICIDAD

RESPONSABLE

UNIDAD DE MEDIDA
cumplimiento de la solicitud de
materiales en cada pedido.

Mensual.
Jefe de Departamento.
%
EXPRESIÓN MATEMÁTICA
???????? =
????
????
* 100
RANGO
75 < Í?????????? = 100

ANÁLISIS Y RESULTADOS
? Matriz FODA Propuesta de Procura

ANÁLISIS Y RESULTADOS
? Diagramas de Flujos del Almacén

ANÁLISIS Y RESULTADOS
? Diagramas de Flujos del Almacén

ANÁLISIS Y RESULTADOS
? Codificación de materiales referentes a los repuestos,
partes, equipos, herramientas y consumibles de los
transportes de carga pesada, liviana y sobredimensionada

ANÁLISIS Y RESULTADOS
? Matriz FODA Propuesta de Almacén

SITUACIÓN PROPUESTA
? Implementación del Sistema Sparrow
Sparrow es un completo sistema de gestión empresarial, que cubre todas las
necesidades propias de la empresa. Está basado en código abierto, software
libre, sin necesidad de adquisición de licencia para el uso de la misma,
además permite la salida en Internet, ya que es una de las base de datos más
rápidos conocida mundialmente.
Las principales características de Sparrow radican en que se trata de un
software completo, debido a que, con sus módulos base se puede gestionar de
forma sencilla los departamentos administrativos de la empresa y además con
una adecuada parametrización se pueden llegar a gestionar todas las partes
de la organización acorde a las necesidades como empresa.

SITUACIÓN PROPUESTA
Compras

? Requisición de Compras.
? Solicitud Cotizaciones.
? Cargar Precios a cotizaciones y análisis.
? Ordenes de Compras.
? Aprobación de Ordenes de Compras.
? Recepción de Compras.
? Devolución de Recepción de Compras.
? Compras por Producto.
? Devolución de Registro.
? Listado o Informes de compras.
? Libro de Compras.
? Comparación de Cotizaciones.
Inventarios

? Ajuste de Inventarios (Entradas /
Salidas).
?
?
?
?
Transferencia entre depósitos.
Conteos de Inventarios.
Ajuste Automáticos de Conteo.
Listado o informes de inventarios.

SITUACIÓN PROPUESTA
? Manuales de procedimiento del uso del Sistema
Sparrow

SITUACIÓN PROPUESTA

Objetivo General

Orientar las actividades que deben seguirse en la realización
de las funciones del Departamento de Procura y Almacén.

Objetivos Específicos

1. Facilitar la comprensión de los objetivos, estructuras y funciones de
cada área integrante de la organización.
2. Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar
las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en
los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los
servicios.
responsabilidades de cada unidad
3. Definir las funciones y
administrativa.

SITUACIÓN PROPUESTA
4. Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal.
5. Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su
relación con los demás integrantes de la organización.
6. Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de
trabajo y evita los conflictos inter-estructurales.
7. Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
8.Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.

SITUACIÓN PROPUESTA